Visste du att mer än 75 % av gymnasieeleverna föredrar att använda e-post för att få mer information om sina potentiella skolor?

E-post är fortfarande en kraftfull marknadsföringskanal och ett av de bästa sätten att marknadsföra sig till en yngre publik. E-postmarknadsföring är också perfekt för att öka och upprätthålla kontakter med alumner, lärare och personal. Omkring 85 % av de vuxna i USA läser och skickar e-post dagligen.

Skapar och genomför du e-postkampanjer för högskolor och universitet? Mer än 55 % av marknadsförare som du arbetar med ett litet team på fem personer eller färre. Digital marknadsföring kan vara svårt att navigera på egen hand eller med en skelettbesättning.

Om du lär dig allt eftersom eller inte har någon omfattande bakgrund inom e-postmarknadsföring behöver du inte oroa dig. Vi är här för att hjälpa dig att få ut det mesta av dina digitala marknadsföringskampanjer.

Hemligheten är att hitta – eller skapa – de bästa mallarna för e-postmeddelanden för utbildning.

1. E-postmeddelandet för scouting eller första kontakt

Potentiella studenter fyller i förfrågningsformulär eller skickar sin e-postadress via skolans webbplats. Ofta är det e-postmarknadsförarens uppgift att lyfta fram skolans fördelar och få dessa potentiella kunder att börja anmäla sig.

Känner du dig överväldigad? Du behöver inte svara varje person separat. Använd e-postautomatisering för att skicka meddelanden som utlöses av förfrågningsprocessen.

Dessa e-postmeddelanden bör innehålla skäl till att välja din skola framför andra. Om du har nya anläggningar eller kurser kan du länka till artiklar om dem. Du kan också inkludera videobeslut från alumner eller profiler av framstående lärare.

Du bör göra det lätt för mottagaren av e-postmeddelandet att föreställa sig hur det skulle vara att vara elev på din skola. Överväg att lägga till ett sätt att planera campusvisningar. Uppmuntra till fler frågor eller länka till en sida med vanliga frågor och svar.

2. E-postmeddelandet för nya deltagare

Få förstaårselever och andra nya elever att känna sig som hemma genom att skicka ett e-postmeddelande för att uppmärksamma deras första skoldag.

Detta är tekniskt sett inte ett välkomstmeddelande till alla – bara till dem som har gått igenom ansökningarna och antagningen utan att prenumerera på din e-postlista. Men kärnan är densamma: det ska vara en introduktion och början på en relation med din prenumerant.

Tänk också på att automatisera detta. Välkomstmejl kan trots allt uppmuntra till 30 % mer långsiktigt engagemang. Den här typen av e-postmeddelanden kan också öka marknadsföringsmätningarna, eftersom de ökar både öppningsfrekvensen och klickfrekvensen avsevärt.

Det är viktigt att dina prenumeranter känner en verklig kontakt när de läser dessa e-postmeddelanden. Överväg att lägga till ett undertecknat personligt meddelande från en myndighetsperson i skolan. Betona viktiga datum och tidsfrister. Lägg till påminnelser och praktisk information för att göra det enkelt att komma in i studentlivet.

3. E-postmeddelandet om aktuella campushändelser

Den här typen av e-postmeddelanden kan vara regelbundna eller tillfälliga. Större institutioner kan dra nytta av veckobrev, medan mindre skolor kan köra e-postkampanjer vid behov eller välja att köra nyhetsbrev månadsvis eller kvartalsvis.

Du kan också marknadsföra särskilda evenemang genom separata kampanjer eller engångsinbjudningar – särskilt om du vill anordna en tävling om biljetter eller andra förmåner.

E-postmarknadsföring bör stödja allt som ger möjlighet att bygga upp en gemenskap och stärka skolandan: Insamlingar, fester, skolresor med mera. Ditt nyhetsbrev för studenter kan också innehålla viktiga nyheter om allmänna frågor som rör campuslivet, t.ex. idrottsevenemang eller ekonomiskt stöd.

Om du vill ha en kick av energi och rörelse kan du leka med GIF:er. För att bryta upp textblock kan du använda bilder i ditt e-postmeddelande. Glöm inte att be om tillstånd om du lägger till foton av elever, särskilt om deras ansikten är synliga.

4. E-post för att bygga upp relationer med alumner

När examen närmar sig kan du överväga att genomföra en kort kampanj för att be nya alumner om personliga kontaktuppgifter. De flesta kommer inte att använda sin skolmejl utanför campuslivet, och du måste uppdatera din information i enlighet med detta.

Alumner spelar en stor roll för en utbildningsinstitution när det gäller nätverk, marknadsföring och officiella partnerskap. Efter att ha lockat nya elever är din viktigaste uppgift som marknadsförare av skolor att hålla relationerna med dina alumner levande och blomstrande.

E-postmeddelanden för insamlingar kan vara den mest kritiska interaktionen med alumner att navigera, men de kommer inte att vara framgångsrika på egen hand. Den långsiktiga strategin är att lägga en stark grund som gör att de tidigare studenterna kan hålla kontakten med och vara delaktiga i vad som händer med deras alma mater.

Ett separat nyhetsbrev för alumner är ett bra sätt att hålla dem uppdaterade. Dela nyheter om nuvarande och tidigare anställda och lärare. Uppmuntra deltagande i skolträffar. Du kan också använda regelbundna kampanjer för att väcka intresse för mentorskap eller praktikplatser.

5. E-post för intern kommunikation

Alla e-postkampanjer är inte externa för en skolmarknadsförare. Några av de bästa mallarna för utbildningsmejl bör stödja intern kommunikation.

Vad är fördelen med att göra detta? Det kan tyckas vara ett frivilligt ansvar för en e-postmarknadsförare.

Vissa institutioner kan ha så få anställda att de helt enkelt kan prata med varandra via direkt e-post eller gruppmejl. Vissa använder även leverantörer som Gmail eller Yahoo eftersom det inte finns någon egen e-postplattform.

När du uppdaterar lärare och personal genom officiella e-postkampanjer kan din e-postmarknadsföringstjänst ge dig analys- och insiktsrapportering. Du kan se vilka prenumeranter som har läst dina meddelanden och vilka som inte har läst dem. Om nyheten eller uppdateringen är brådskande kan du skicka en personlig uppföljning.

Det är inte alla institutioner som behöver detta, men med en bra plattform för e-postmarknadsföring är det inte så svårt att lägga till internkommunikation på en digital marknadsförares tallrik.

Sammanfattning

Många skolmarknadsförare arbetar i ett litet team (eller på egen hand). Att upprätthålla en effektiv e-poststrategi för en målgrupp med varierande behov och intressen kan vara en utmaning, även för en gammal marknadsförare. Överväg att använda e-postmallar för att underlätta din arbetsbörda och ge din process en extra skjuts.

Här är segment som du kan rikta dig till på ett effektivt sätt när du använder e-postmallar:

• Sökande och personer som ska skriva in sig och sökande
• Nya studenter som behöver information om introduktion
• Hela studentpopulationen
• Alumni i alla åldrar, nära och långt borta
• Fakultet och personal

De bästa mallarna för e-postmeddelanden om utbildning sparar tid och arbete och hjälper dig att komma i kontakt med dina prenumeranter på ett mer stabilt och rationellt sätt.