Om det här året har visat något för e-postmarknadsförare är det att förstå flexibilitet.

Det här året har förändrat saker och ting. Många marknadsförare flyttades snabbt från kontorsbås till en miljö där de arbetar hemifrån utan att ha tid att utveckla en plan. Men efter flera månader av COVID-19-pandemin hittar fjärrteam ett sätt att ansluta sig hemifrån och samarbeta effektivt.

För att utveckla och hantera ett e-postmarknadsföringsteam som ger verkliga resultat måste du ha rätt medarbetare, teknik och processer på plats. Hur kan du hålla ditt fjärrteam anslutet och produktivt under pandemin? Låt oss upptäcka nya sätt som du kan förändra hur ditt team hanterar e-postmarknadsföring.

1. Anställ rätt personer

När du arbetar med ett team på distans har du inte möjlighet att träffas ansikte mot ansikte för att diskutera en kreativ briefing eller kommande kampanjer. Se till att du redan från början har anställda som är motiverade, självständiga och kreativa problemlösare.

Vilka är dina affärsbehov? Även om många företag är stolta över att ha flera olika roller, bör du fundera över vilka nyckelroller och färdigheter din organisation behöver för att uppfylla målen nu när miljön har förändrats.

Eftersom du har blivit fjärrstyrd kan du behöva lägga till ytterligare några roller i ditt team, till exempel:

• Strategen: Ser till att du uppfyller marknadsföringsmålen och utvecklar strategier för att driva agendan vidare. Det kan handla om att undersöka målgrupper, utveckla ny automatisering av försäljningscykeln eller analysera mätvärden.
• Projektledaren: Fokuserar på att utföra specifika uppgifter inom strategin och ser till att tidsfristerna hålls. Projektledaren kontrollerar också att e-postmeddelanden följer varumärkesriktlinjerna, efterlevnaden och kvalitetsstandarderna.
• De kreativa: De kreativa personerna, som består av skribenter och grafiska formgivare, ansvarar för att förverkliga din e-postvision. De bör förstå de bästa metoderna för utformning av e-postmeddelanden och ha färdigheter i att kombinera text och bilder.

När du väl har ditt drömteam för e-postmarknadsföring måste du fastställa tydliga förväntningar och ansvarsområden för alla. Nu när e-postmarknadsföringsteam måste arbeta utan direkt övervakning är det viktigt att skapa nyckeltal för marknadsföringen, medarbetarna och teamets prestationer.

2. Utnyttja kommunikationsverktygen

Kommunikation är en viktig del av varje marknadsföringsteam. När du arbetar på distans är en framgångsrik e-postmarknadsföringskampanj beroende av samarbete, så en öppen och regelbunden kommunikationsplattform är avgörande.

Beroende på dina behov kan du behöva använda flera kommunikationsplattformar för att hålla dina fjärrteam anslutna och på rätt spår. Tjänsten kan vara följande:

• Verktyg för videokonferenser, t.ex. Zoom, GoToMeeting eller Skype.
• Meddelandeplattformar som Microsoft Teams eller Slack
• Projektledningsverktyg för att följa utvecklingen, som Trello eller ProofHub.
• Samarbetsverktyg, som Zoho Projects eller Wrike
• Plattformar för automatisering av e-postmarknadsföring som Emma eller Campaign Monitor

Med all fjärrteknik måste du utbilda alla anställda i arbetsflöden och se till att systemen endast är tillgängliga via ett virtuellt privat nätverk (VPN) för att minska säkerhetsriskerna.

3. Håll koll på din process

När e-postmarknadsföringsteam övergår till distansarbete måste du se över befintliga processer och strategier och uppdatera dem där det behövs. Saker och ting förändras nästan dagligen och det är svårt att ligga steget före. Genom att titta närmare på din process säkerställer du att du anpassar dig till aktuella behov och håller dig uppdaterad.

Du måste fokusera på hur arbetet utförs i ditt team. När du uppdaterar föråldrade processer bör du tänka på följande:

• Gruppmöten: Hur planerar du att kommunicera med ditt team om produktlanseringar, kampanjidéer eller kreativa uppdrag? Vad sägs om kulturbyggande övningar för att hålla moralen uppe? Utveckla ett schema för daglig incheckning med teamet och ett strategimöte varje vecka för att hålla teamet uppdaterat och engagerat.
• Teststrategi: Hur kommer du att reglera testning av e-post för att säkerställa kvalitetskontroll? Utveckla en process för att testa e-postmeddelanden för att se till att varje e-postmeddelande ger en exceptionell kundupplevelse.
• Granskning och godkännande: Vilka nyckelintressenter måste godkänna e-postmeddelandet innan du trycker på “skicka”? Hur planerar du att få det slutliga korrekturet godkänt? Oavsett om ni skickar e-post fram och tillbaka eller använder en plattform för projekthantering, arbeta igenom gransknings- och godkännandeprocessen så att e-postmeddelandet går genom de officiella kanalerna innan det går ut.

Oavsett om du behöver göra en fullständig omarbetning av dina processer eller göra mindre uppdateringar kan du se till att alla är på samma sida så att ditt team kan arbeta mer effektivt.

4. Ompröva de bästa metoderna för e-postmarknadsföring

COVID-19 har tvingat många marknadsförare att ompröva de beprövade bästa metoderna för e-post. Du måste utvärdera ditt innehåll med avseende på relevans och genomförande, samt segmenteringsstrategier som har störts av det rådande klimatet.

Pandemin har ökat värdet av e-postkommunikation, men konsumenterna är också snabbare på att inte tolerera innehåll som slösar bort deras tid eller som inte är relevant för deras behov. Innan du sätter upp din nästa kampanj bör du tänka på följande områden:

• Frekvens: Många av dina prenumeranter känner sig nervösa eller oroliga i den rådande miljön. Om du skickar ut för många e-postmeddelanden visar det att du också är orolig för att förlora deras affärer. Skicka istället färre e-postmeddelanden med mer meningsfulla budskap.
• Övermättnad: Dina kunder kan inte låta bli att läsa, höra och prata om COVID-19. Om du inte har nya uppdateringar, fokusera dina e-postmeddelanden på kundernas behov.
• Segmentering av målgruppen: Dina tidigare segmenterade målgrupper kanske inte längre har samma åsikter eller erfarenheter. Omvärdera dina målgrupper för att vara lyhörd för deras unika omständigheter.

E-postmarknadsföring är viktigare än någonsin tidigare. För att fortsätta att engagera dina prenumeranter kan du be ditt team på distans göra en fullständig granskning av alla framtida e-postkampanjer.

5. Skicka e-postmeddelanden som fortfarande leder till affärer

Vad är kopplingen mellan att engagera sig med kunderna och att engagera sig med teamet? Öppenhet och relevans.

När det är dags att skicka ut en ny e-postkampanj kan du anpassa dina meddelanden till aktuella trender och stämningar. Samtidigt som du måste vara empatisk mot dina kunder måste du också driva konverteringar och varumärkeskännedom för ditt företag. Detta innebär att skapa ett e-postmeddelande som är tillräckligt effektivt för att klickas på det.

När du börjar utveckla dina e-postmeddelanden bör du ta hänsyn till följande metoder:

• Tänk på prenumerantens nuvarande situation och skriv med en lugnande ton.
• Tillhandahålla användbar information om alternativ på nätet för att hjälpa dem som ska navigera i en ny livsstil.
• Fortsätt att hänvisa prenumeranter till din webbplats för mer information.
• Fokusera på att skicka effektfullt innehåll som är bild- och videorikt för att hjälpa prenumeranterna att uppleva ett ögonblick av flykt.

Dina e-postmeddelanden är en av de bästa representanterna för ditt varumärke och hjälper dig att bygga upp ett pålitligt rykte i kundernas ögon. Distribuera riktlinjer för stil och tonalitet till ditt distansteam så att alla förstår den nya innehållsriktningen.