Hur man skapar en effektiv, integrerad strategi för alumniengagemang

Evenemang är centrala i din strategi för relationer med alumner. 36 % av de alumner som deltar i evenemang kommer att donera pengar, medan endast 3 % av de alumner som inte är engagerade kommer att ge pengar. Men dina evenemang kan bara få fram donationer om alumnerna kommer dit. E-post är en viktig del av detta arbete.

Trots allt kollar 91 % av alla människor sin e-post varje dag. Men dagens unga alumner använder e-post på ett annat sätt än vad deras föregångare gjorde. E-post brukade vara det “snabba” sättet att komma i kontakt, men idag tenderar den yngre generationen att kolla sms, Slack och sociala medier först.

Därför är en marknadsföringsstrategi som integrerar e-post med andra kanaler det bästa sättet att ta hand om alumnerna från den första inbjudan till att de deltar i evenemanget. Med ett integrerat tillvägagångssätt för att nå ut till alumnerna kan du maximera antalet besökare och donationer.

Så här fungerar det.

1. Håll dina listor uppdaterade

Det första steget i en framgångsrik e-postmarknadsföringsstrategi är naturligtvis e-postadresser. Ju fler, desto bättre. Du kanske har alla dina alumners .edu-adresser, men det är troligt att de har gått vidare till en annan adress efter att ha gått ut i den “riktiga” världen.

Unga alumner byter ofta jobb (och e-postadresser). Du kanske har en adress i registret, men de använder en annan. Om din alumndatabas är plågad av föråldrad kontaktinformation skickar du e-post till etern.

En del av din strategi för evenemang för alumner bör vara att uppmuntra alumnerna att lämna sina uppdaterade kontaktuppgifter så att de kan hålla sig uppdaterade. Använd strategier som tävlingar (som kräver att deltagarna anger sina uppgifter på nytt) eller e-postmeddelanden som rensar databasen (som avregistrerar oengagerade mottagare) för att hålla din e-postlista ren.

2. Rikta dina inbjudningar till alumners intressen

En genomsnittlig person får 94 e-postmeddelanden per dag. Dina utåtriktade insatser måste bryta igenom röran. Ett av de bästa sätten att göra det är att segmentera dina listor efter t.ex. geografi, intressen eller demografi för att kunna skicka riktade e-postmeddelanden.

När University of Connecticut Foundation ville öka antalet besökare under den årliga hemkomsthelgen Huskies Forever var målinriktning den viktigaste strategin. Teamet segmenterade sin målgrupp av alumner utifrån ämnen som de gillade på Facebook (t.ex. hantverksbryggning, genusfrågor eller friidrott). Därefter skrevs riktade e-postinbjudningar för att marknadsföra dessa typer av aktiviteter på Huskies Forever.

“Det går inte längre att använda sig av en enda metod för att marknadsföra evenemang”, säger Jen Doak-Mathewson, chef för engagemang och förvärv på UConn Foundation. “Alumnerna kommer till hemkomstfesten av olika skäl. Segmentering baserat på intresse var det bästa sättet att skapa budskap som verkligen gick hem.”

UConn satte nytt rekord för antalet besökare på hemkomsten 2017. Och med en bättre förståelse för din alumnipublik kan du också göra det. Med e-postmarknadsföringsverktyg som Emma kan du rikta in dig på alumni-segment för att skicka rätt budskap vid rätt tidpunkt.

En nyligen genomförd studie visade att marknadsförare kan förbättra konverteringen med 355 % och öka intäkterna med 781 % genom att skicka riktade e-postmeddelanden.

3. Uppföljning av engagerade alumner

E-postmarknadsförare talar ofta om “öppningsfrekvens” – hur många mottagare som faktiskt öppnade ditt e-postmeddelande. Men att öppna ett e-postmeddelande garanterar inte att någon kommer att delta i ditt evenemang. Därför är det viktigt att följa upp dessa engagerade alumner för att se till att de dyker upp personligen.

University at Buffalo, till exempel, ökar deltagandet i evenemang genom att skicka ytterligare inbjudningar via e-post till alumner som har svarat “intresserade” på Facebook eller klickat på inbjudningar via e-post men ännu inte registrerat sig.

“Detta sparar tid genom att vi kan rikta specifika insatser till dem som ska gå och som överväger att gå, så att vi kan försöka få dem att gå vidare till nästa steg för det här evenemanget, eller till och med till ett annat liknande evenemang längre fram”, säger Joseph DiDomizio, chef för digital kommunikation vid University at Buffalo.

4. Komplettera dina sändningar med andra sätt att nå ut

Dina e-postkampanjer blir mest framgångsrika om de kombineras med andra former av uppsökande verksamhet för alumner. På LinkedIn kan du till exempel göra en avancerad sökning efter akademiker i ditt närområde och sedan skicka e-postmeddelanden. Du kan också filtrera efter yrke för att bjuda in alumner i branscher som är relevanta för dina evenemang.

Du kan göra samma sak med Facebook- och Instagram-annonsering och visa annonser för personer baserat på deras plats och alma mater. När en alumn har sett ditt budskap i alla dessa olika kanaler är det mer sannolikt att han eller hon åtar sig att delta och svara på en bekräftelse online.

En annan effektiv strategi? Textmeddelande. “Ett växande antal alumnerelationer och personal som arbetar med främjande av alumner upptäcker att personliga 1:1 textmeddelanden är effektivare än andra former av kommunikation när det gäller att nå alumnerna där de befinner sig, det vill säga på sina telefoner”, säger Jean Pembleton, chef för högre utbildning på Hustle.

I kombination med e-post kan textmeddelanden drastiskt öka antalet donationer. Skolor som Amherst College har sett hur deltagandet av alumner i samband med givardagar, uppsökande verksamhet i slutet av räkenskapsåret och i samband med telefondprogrammen har ökat med 200 %.