Högre utbildning står inför den unika utmaningen att nå en bred målgrupp.

Universiteten måste kontakta människor som är en del av deras förflutna, nutid och framtid, från alumner och nuvarande studenter till vägledare på gymnasieskolor och blivande studenter. Var och en av dessa målgrupper har behov som kräver individuellt anpassade budskap.

E-post råkar vara ett effektivt verktyg för att hjälpa högre utbildning att klara av dessa utmaningar.

Hur gör man då detta? Nyckeln till en framgångsrik e-postkampanj är segmentering av målgruppen. Identifiera din målgrupp inom högre utbildning och kategorisera dem efter egenskaper. Utveckla sedan budskap som är anpassade till varje kategori.

Att segmentera e-postmeddelanden för högre utbildning är inget stort hinder. Människor lämnar sina uppgifter när de skriver in sig på dina listor. Med rätt resurser kan du enkelt skapa skräddarsydda e-postmeddelanden som ger dig och dina läsare ett värde.

Segmentering är särskilt användbart när det gäller att utveckla välkomstmeddelanden. Oavsett i vilket skede av studentens resa finns det möjligheter till välkomstmejl.

Dessa meddelanden är grunden för din relation med dina studenter, och vi hjälper dig att utforma dem på rätt sätt. Nedan har vi listat våra favoritresor till högre utbildning och vad som gör dem framgångsrika.

5 bra exempel och varför vi älskar dem

Välkomstmejl är bra för alla målgrupper i din kontaktlista. Det är så de inkommande eleverna introduceras till skolans kultur och identitet. Det är så alumnerna kan hålla sig informerade om universitetets nyheter och aktuella händelser. Här är fem välkomstresor som vi älskar och vad som gör dem framgångsrika.

1. Locka till sig potentiella studenter

Elevernas resa börjar när de registrerar sig för dina e-postuppdateringar. Då är det upp till dig att få dem att bli entusiastiska över att gå på din skola.

Ett välkomstmejl anger förväntningarna på deras upplevelse. Använd den information som de lämnade i registreringsprocessen för att skapa personliga automatiserade e-postmeddelanden som tar upp deras specifika behov och problem.

Skapa innehåll baserat på individens förutsättningar. Ge information om den examen som de vill ta. Inkludera vittnesmål från nuvarande studenter och alumner som skildrar det verkliga livet på campus. Ta reda på om de fortfarande undersöker olika alternativ eller om de behöver en sista knuff för att överväga din skola.

Oavsett situation kan du ta fram ett e-postmeddelande som är anpassat till dem och till den plats där de befinner sig i sitt val av universitet. Detta hjälper dig att hålla ditt universitet i fokus. Det skapar inte bara en solid grund för framtida kommunikation, det är också början på en pågående relation som varar långt efter examensdagen.

Deakin University skickade det här e-postmeddelandet till gymnasieelever som just hade klarat sitt ATAR-test (Australian Tertiary Admission Rank) – ett obligatoriskt test för att få läsa grundutbildningar i Australien – och som visat intresse för att söka till deras skola. Budskapet är riktat när valet av högskola är avgörande. De låter läsarna bläddra bland klasserna för att visualisera hur livet som student på Deakin skulle se ut.

Deras budskap är också starkt präglat av varumärkesbyggande. Universitetets logotyp är tydligt placerad högst upp i e-postmeddelandet. De tilltalar sin tonårspublik genom att använda ljusa färger och enkla budskap. De har tydligt riktat in sig på sin målgrupp med personliga, varumärkesskyddade meddelanden, vilket skapar förtroende, varumärkesidentitet och sannolikheten för rekrytering.

2. Bevara den sökandes intresse

Bara för att en kandidat har ansökt till din skola betyder det inte att han eller hon har åtagit sig att gå dit. När du har fått kontaktuppgifter från en sökande är det dags att börja vårda relationen.

Att navigera i ansökningsprocessen kan vara överväldigande och förvirrande. Skicka värdefull information som hjälper dem i deras process. Länkar till relevanta landningssidor på skolans webbplats. Erbjuda vägledning genom att guida dem i deras nästa steg.

Ungefär 25 % av studenterna flyttar till ett annat universitet. Skapa entusiasm och engagemang tidigt genom att leverera relevant information till rätt personer vid rätt tidpunkt. Segmentera dina kontakter efter ämnesområde. Distribuera information om placeringskvoter, stipendier, praktikmöjligheter och aktiviteter efter skolan. Detta skapar uppmärksamhet och hjälper framtida studenter att känna sig säkra på att de har gjort rätt val.

I exemplet nedan från Drexel University visade läsaren intresse för att få veta mer om ett av skolans program för högre studier. Drexel uttryckte sin tacksamhet för deras hänsyn, tillhandahöll resurser för att hjälpa till att besvara eventuella frågor och lade till några trevliga fakta om deras universitet.

3. Övergång för nya studenter

En elevs första skoldag kan vara både spännande och nervöst. En ny skola är en ny början, där en värld av möjligheter och okända saker väntar. Gör övergången smidig för dina nya studenter genom att välkomna dem med ett varmt och inbjudande e-postmeddelande. Idéerna omfattar bland annat:

• Skicka ett meddelande från deras avdelningschef.
• Inkludera länkar till resurser som kan minska eventuella farhågor.
• Bifoga en karta över campus.
• Erbjuder information om inflyttning och datum för registrering.
• Ange en kontaktpunkt som de kan vända sig till med frågor.
• Dela med dig av information om roliga evenemang som äger rum i staden.
• Bjud in nya studenter till sociala aktiviteter där de kan få vänner.

Främja en miljö som präglas av inkludering och låt dem veta att din skola är glad över att ha dem med sig. Den här typen av välkomstresa bidrar till att utveckla skolans image och befäster ditt rykte.

University of Tennessee välkomnar studenterna med ett hjälpsamt e-postmeddelande med användbar information. Mottagarna får information om de kommande programmen. De kan följa lättlästa steg för att förbereda sig för campuslivet. Det finns länkar till resurser om de har frågor. Denna typ av budskap lugnar oro och bygger upp självförtroende.

4. Att hålla nuvarande studenter i kontakt med varandra

Det är mycket viktigt att välkomna potentiella och nya studenter – liksom att välkomna nuvarande studenter.

Fortsätt att vinna deras lojalitet med e-postmeddelanden som håller dem informerade om vad som händer på campus. Håll dem informerade om evenemang, tidsfrister för registrering och vad som händer på campus.

Eftersom det är så mycket som inte kan göras personligen i år kan du använda e-post för att skapa kamratskap mellan skolkamrater. Presentera intervjuer och foton av elever, visa upp lärarbiografier eller meddela studentledda initiativ. Genom att involvera dem i vad som händer kan de känna sig mer delaktiga i samhällets framgång – till och med hemifrån.

Varje år samlar University of Central Florida nya studenter i bokstäverna “UCF” och tar ett foto. I år, med tanke på oron för pandemin av coronavirus, sker det virtuellt. På så sätt kan studenterna fortfarande delta i campusets traditioner och känna sig mer anslutna till campusets sociala liv.

5. Upprätthållande av alumnernas engagemang

En studerandes resa behöver inte sluta efter examen. Alumner är faktiskt en viktig del av ett universitets framgång. De är en ovärderlig resurs för volontärarbete, ekonomiskt stöd och framtida inskrivningar.

E-post till alumner hjälper till att hålla de utexaminerade studenterna involverade i skolans gemenskap. Be de avgående studenterna om deras personliga kontaktuppgifter så att du kan hålla kontakten med dem även efter deras inskrivningsperiod. Undersök dem för att få information om jobb och karriärer. Sök efter mentorer för nya studenter. Underhåll kontakterna genom att bjuda in dem till återträffar.

University of Wisconsinsons alumniförening är utmärkt på att hålla alumnerna i kontakt med varandra. Deras roliga veckomeddelande, The Flamingle, håller läsarna delaktiga i aktuella skolaktiviteter och hjälper dem att lära känna andra alumner. Deras insatser fortsätter att stärka skolans lojalitet och engagemang långt efter att eleverna har lämnat campus.

Sammanfattning

Välkomstresor är ett viktigt sätt att utveckla och upprätthålla personliga kontakter med tidigare, nuvarande och framtida studenter. En effektiv kampanj med välkomstmejl kan vara framgångsrik på följande sätt:

• Att locka till sig möjliga studenter
• Bevara den sökandes intresse
• Övergång för nya studenter
• Att hålla nuvarande studenter i kontakt med varandra
• Upprätthållande av alumnernas engagemang

Välkomstmejl uppmuntrar till kontakt och engagemang i varje skede av studentens resa. De gör det möjligt för dig att bygga upp förtroende och lojalitet och de främjar en kontinuerlig, ömsesidigt fördelaktig upplevelse för både studenter och universitet.