Den värld som vi känner till har blivit allt mindre i takt med att vi integrerar tekniken i varje interaktion som vi har.

Oavsett om det gäller samarbete med gruppmedlemmar, projektledning eller till och med hur vi tränar. E-post har varit en av de viktigaste teknikerna som har bidragit till denna förändring. Det gör internationella affärer och samarbete enklare än vi någonsin trodde var möjligt.

Det spelar ingen roll om du förhandlar med en produktleverantör i Asien, ordnar ett möte med dina partnerkontor i Sydamerika eller planerar uppdateringar med kunder i Europa. E-post är limmet som håller ihop allt och gör processen enkel och effektiv. Tänk om vi faktiskt var tvungna att ringa varandra! E-post effektiviserar processen och gör det möjligt för oss att hålla kontakten när som helst och var som helst.

Tips om internationell e-postektikett

Engelska är ett lingua franca i dagens affärsvärld och talas allmänt i alla affärsmiljöer, och de flesta internationella e-postmeddelanden förs på engelska. Det kan dock hända att du kommunicerar med personer för vilka engelska är ett andra eller tredje språk. Blanda detta med olika kulturella nyanser och det betyder att det inte finns någon enhetlig strategi för att skicka internationell e-post. Vi har dock sammanställt de fem bästa tipsen för internationell e-postektikett för att göra ett gott intryck på alla dina kunder och kollegor över hela världen.

Ta det formella i beaktande

En av de viktigaste sakerna att tänka på när du upprätthåller internationell e-postektikett är att formalitet förväntas, om inte krävs. Dina e-postmeddelanden till internationella kunder kommer naturligtvis att vara mycket mer formella än dina e-postmeddelanden till din familj där du ber dem delta i nästa middagssällskap. Det är en självklarhet!

Om du skickar e-post till någon som du inte känner eller som du inte har träffat personligen eller virtuellt. Det är bättre att låta formell än avslappnad. Generellt sett tenderar affärskommunikation att vara mer formell, och du bör fortsätta med detta tills du har skapat en relation med personen. När du känner dig bekväm med dina kunder och kollegor kan du odla en formell nivå som fungerar bäst för dig.

Mycket beror också på din varumärkesröst. Om ditt företag är mer “modernt” eller skapar mer avslappnat innehåll, är det viktigt att matcha det i din e-post också. Det betyder inte att du kan skriva “sup fellas”, men det gör att du kan vara mer avslappnat vänlig. Se det som att du träffar någon genom din vän. Det går inte att göra med en strikt formell metod. En av de saker som kan hjälpa dig att navigera i denna aspekt är att skapa kundpersonligheter. Genom att ta reda på mottagarens åldersgrupp kan du anpassa tonen i din röst i e-postmeddelanden därefter.

Strukturera dina e-postmeddelanden

Om du strukturerar dina e-postmeddelanden enligt riktlinjerna nedan blir de lättare att förstå och följa. Särskilt när du talar med någon som kanske inte har engelska som modersmål. Följ dessa regler när du skriver internationella affärsmejl:

Ämnesrad. Se till att din bästa ämnesrad är specifik och relevant för det e-postmeddelande du skickar. Vid behov kan du lägga till “uppföljningbehövs” eller “åtgärd krävs” för att göra det ännu tydligare att sekundära åtgärder är nödvändiga.

Introduktioner. De anger tonen för resten av e-postmeddelandet. När du anger ämnet för ditt e-postmeddelande kan du gärna använda “Hello” eller “Good morning/afternoon/evening” beroende på var personen som läser meddelandet befinner sig. Spara “Hi” eller “Hey” till e-postmeddelanden där du kan använda en mindre formell ton.

När ska du använda någons förnamn i ett e-postmeddelande? Detta är en potentiellt svår fråga. Vissa kulturer och personer föredrar att bli tilltalade med Herr eller Fru – du kan riskera att missförstå någon, särskilt om du inte känner till namnet.

På många företag är det okej att kallas vid förnamn, men vissa kulturer kan ogilla det och se det som att man tar sig för stora friheter i en affärsrelation. Använd ditt bästa omdöme i denna fråga. Generellt sett är det alltid bättre att vara hövlig när du tilltalar någon som du inte känner.

E-postadress. Var så specifik och organiserad som möjligt i huvuddelen av e-postmeddelandet. Om du ber om en uppdatering eller följer upp något – ange detta! Du bör också förklara eventuella bilagor till e-postmeddelandet. Använd gärna numrerade listor, punkter eller andra organisationsmetoder, särskilt om e-postmeddelandet är långt. Det gör det lättare att läsa och svara på dina förfrågningar.

Hälsningar. Du vill avsluta dina e-postmeddelanden med något vänligt och positivt. Några exempel kan vara:

Tack,

Med vänliga hälsningar,

Med vänliga hälsningar,

Skål,

Håll det enkelt

Kom ihåg att du kanske har att göra med någon som talar engelska som andra eller tredje språk. Det är bäst att hålla dina e-postmeddelanden så enkla och direkta som möjligt. Använd inga förkortningar eller metaforer som mottagaren kanske inte förstår. Dessutom är det värt att undersöka vilka titlar och formaliteter som gäller i det aktuella landet. Om majoriteten av dina mottagare är från Japan kan du kanske undersöka hur man vanligtvis tilltalar en person inom denna sektor? Tänk dock inte för mycket på det! Om e-postmeddelandet är alltför landbaserat kan det leda till att människor från andra länder känner sig utestängda eller till och med förolämpade. Det bästa sättet att ta itu med detta är att anpassa dina e-postmeddelanden och använda fält för sammanslagning för att anpassa e-postmeddelandet i enlighet med detta utan att det kräver för mycket arbete.

Se till att hålla en god ton

Tonen i ditt e-postmeddelande är otroligt viktig. Det kan vara svårt att förmedla känslor på rätt sätt via e-post eller text, och du riskerar att bli missförstådd om läsaren inte kan uppfatta subtila känslosignaler. Håll en neutral men vänlig ton när du funderar på hur du ska hantera internationell e-postetikett. Tänk på att inte använda versaler – det är en internationellt erkänd signal om skrik och är i allmänhet inte lämpligt.

Avstå också från att vara humoristisk om du inte känner till personen och dennes humor. Det kan vara svårt att tolka det via e-post, och det som är roligt för en person kanske inte är roligt för en annan, beroende på kulturell kontext. Vi återvänder till kundpersona. Att kontrollera genomsnittsåldern hos dina mottagare kan vara till hjälp för att avgöra hur du ska hantera skämt eller mer lättsamt innehåll,

Formatera tidszoner och datum korrekt

Den sista saken att tänka på när du skriver internationella e-postmeddelanden är formateringen av tidszoner och datum. Datum skrivs på olika sätt över hela världen – den här listan kan vara till hjälp när du planerar ditt nästa möte.

• Internationell standard ISO8601: år-månad-dag, 2020-04-30
• Asien och Stillahavsområdet: år-månad-dag, 2020.04.30
• Europa, Australien, Nya Zeeland, Kanada: dag-månad-år, 30/04/2020
• USA: månad-dag-år, 04-30-2020

Se till att du också tar hänsyn till tidszoner när du skickar internationell kommunikation. Om du skickar något från New York och behöver ett omedelbart svar från någon i London, se till att skicka det på morgonen, medan personen i fråga förmodligen fortfarande är på kontoret. Att ha en grundläggande förståelse för tidszoner är otroligt bra när du planerar möten eller vet när du kan förvänta dig ett svar. Du kan hitta många webbplatser på nätet som omvandlar din nuvarande tidszon till lokal tid runt om i världen.

Dessa fem viktiga tips kommer att förbättra din affärskommunikation oavsett var du är baserad och vem du gör affärer med. Återigen finns det ingen enhetlig kommunikationsmetod – olika platser har olika normer, och du kommer att vänja dig vid dessa med mer frekvent kommunikation.

Nu när vi har fastställt en internationell baslinje för e-postektikett kan du prova dessa tips nästa gång för att utveckla starkare relationer med kunder och kollegor.