Den statliga finansieringen av högre utbildning är 9 miljarder dollar lägre än före recessionen 2008. Översättning: resurserna är begränsade. Det är viktigt att hitta sätt att automatisera uppgifter för att maximera produktiviteten och samtidigt ge lärare och administratörer tid att fokusera på det viktigaste: elevernas upplevelse.

Ett sätt att börja automatisera repetitiva men viktiga arbetsflöden? E-post. 95 % av gymnasieeleverna rapporterar att de är villiga att öppna e-postmeddelanden från högskolor på deras listor, och e-post kan användas för att engagera eleverna före, under och efter deras vistelse på din skola. Genom att automatisera processen kan du och ditt team fokusera på den *mänskliga* sidan av högre utbildning.

Oavsett om du använder e-post för rekrytering, ansökningsprocessen, onboarding efter antagning eller relationer med alumner har vi några enkla och effektiva sätt att automatisera ditt e-postarbetsflöde med hjälp av Zapier, ett verktyg för automatisering av appar.

När du kopplar Emma till Zapier kan du göra saker som att automatiskt följa upp med personliga meddelanden till elever som uppfyller vissa kriterier. Och du behöver inte vara tekniskt kunnig för att få det gjort. Kodlösa automatiseringar som kallas “Zaps” är enkla för vem som helst att bygga. Vi har inkluderat snabbstartsmallar i det här inlägget så att du kan komma igång med ett klick.

1. Samla in information om rekrytering och segmentera automatiskt din lista

Om du representerar din skola på en universitetsmässa vill du vara säker på att du följer upp de studenter som visar intresse. Ha en surfplatta eller smartphone i din monter, redo att användas med ett Formstack-formulär som frågar eleverna om specifik information om deras intressen.

När en elev har skickat in formuläret kan Zapier lägga till dem i en grupp i Emma så att du enkelt kan följa upp dem med ett målinriktat e-postmeddelande.

Genom att samla in information från potentiella studenter – allt från akademiska intressen till extracurriculärt engagemang och andra skolor som de söker till – kan du anpassa dina uppföljningsmejl till deras personliga intressen. På så sätt är det mer sannolikt att du kan ge information om specifika program som kan påverka en elevs beslut, utan att behöva ägna timmar åt att skriva individuella e-postmeddelanden till varje enskild elev. Du kan till och med använda de uppgifter du samlar in för att bjuda in rekryter till campus för ett särskilt besök eller ett evenemang som rör deras intressen.

Proffstips: Med Zapiers utbildningsavtal får studenter och lärare sex månaders gratis tillgång till Zapiers premiumfunktioner.

2. Hjälp ditt antagningsteam att styra och ta hand om ansökningarna.

Genom att samla in ansökningar får du berg av uppgifter om varje elev. Tricket för att använda all denna information på ett bra sätt och se till att varje ansökan får den uppmärksamhet den förtjänar är segmentering. Hur du än segmenterar dina ansökningar – efter GPA, om du vill studera i en annan stat eller inte – kan Zapier automatiskt filtrera ansökningarna och distribuera dem till rätt ställe.

Du kan välja att ansökningar som uppfyller vissa kriterier ska sparas i en specifik molnlagringsmapp, loggas i ett kalkylblad eller skickas till vissa rekryterare så att de kan prioritera sina insatser. Eller skapa en automatisering som prenumererar på framstående sökande till en särskild lista i Emma för att bygga upp en lista med potentiella kunder av hög kvalitet.

3. Engagera förstaårsstudenterna när de prenumererar på nya listor.

Förstaårsstuderande börjar ofta med att prenumerera på alla e-postlistor… för att sedan sakta avbryta prenumerationen på grund av överbelastning av inkorg.

Med hjälp av automatisering kan du ta dig igenom bruset och se till att eleverna fortsätter att vara engagerade i din organisation. Skapa en Zap så att när en elev prenumererar på din lista loggas deras information i ett kalkylblad som du kan dela med ditt team. Sedan kan en teammedlem, beroende på tillgänglighet, inleda en automatisk kontakt med studenten genom att helt enkelt lägga till sitt namn på raden i kalkylbladet. På så sätt skickas automatiskt ett individuellt meddelande till studenten från teammedlemmens e-postkonto, vilket ger interaktionen en personlig prägel.

Om du kan skapa en personlig relation med en ny prenumerant är det troligare att du kan minska antalet avhopp och öka engagemanget hos eleverna. När du lär känna varje elev kan du dessutom bättre segmentera dina listor för framtida kampanjer.

4. Håll alumnerna engagerade genom särskilda evenemang och aktiviteter.

Att engagera unga alumner är det första steget mot att främja ett livslångt engagemang för att ge pengar. Genom att anpassa dina e-postkampanjer till akademikernas specifika intressen och demografi är det troligare att du får en hög närvaro vid evenemang för alumner – och förhoppningsvis en ökning av donationer från alumner.

Dessutom kan Zapier skapa en händelse i Emma när deltagarna registrerar sig i din app för evenemangshantering, vilket utlöser en serie e-postmeddelanden för att be om deras feedback eller informera dem om relaterade evenemang i framtiden.

Avslutar det hela

Detta är bara några av de sätt som du snabbt och effektivt kan använda automatisering för att maximera din effekt och minska den tid som går åt till att behandla uppgifter om studenter och alumner.

Genom att automatisera dina e-postkampanjer säkerställer du att dina e-postkampanjer är relevanta och personliga, vilket gör det mer sannolikt att eleverna öppnar dem. Det innebär att de får den information som du skickar till dem och att du får de uppgifter som du behöver för att bli mer effektiv i framtiden. Och naturligtvis sparar du värdefull tid och resurser.

Lär dig mer om dessa och andra sätt att automatisera högre utbildning genom att registrera dig för det kommande webbseminariet med Emma och Formstack torsdagen den 14 juni: “Att bygga ett sömlöst engagemang från antagning till alumnerelationer”.