E-postvärlden kan ibland verka komplicerad. Men egentligen är de regler som styr e-postens beteende enkla.

Etikett

När du går in på ett välbesökt kafé tränger du dig inte fram till disken och kräver din Triple Shot Americano. Du ställer dig längst bak i kön och väntar tålmodigt på din tur. Och om du är som de flesta människor säger du “snälla” och “tack” när det är din tur. Detta beteende är den etikett man förväntas följa på ett kafé. Precis som när du beställer på ett kafé har e-postvärlden sina egna rutiner.

Den digitala världen utvecklas ofta mycket snabbare än den sociala etikett som människor bör följa när de verkar inom dessa områden. Och e-postvärlden är inte annorlunda. Det har tagit åratal innan möjligheterna har utvecklats och det acceptabla sociala beteendet har definierats. Men gör inga misstag, det finns en etikkett för e-post. Om du beter dig i strid med denna kod kommer du sannolikt att bli ombedd att sluta och gå, precis som en oförskämd kund på ett kafé.

Socialt acceptabelt beteende förändras med tiden. Även om saker och ting någon gång i det förflutna eller kanske någon gång i framtiden kan ha varit eller kommer att vara annorlunda, finns det just nu några mycket tydliga regler som alla bör följa när de skickar e-post. Det första steget är alltså att förstå att dessa regler finns. Nästa steg är att förstå vilka dessa regler är och hur de ska följas. Och slutligen “varför” det ligger i ditt intresse att följa reglerna.

Reglerna

Reglerna är faktiskt enkla och kretsar i stort sett kring några grundläggande ideal: samtycke och ärlighet.

✔ Skicka endast e-post till personer som har bett om eller godkänt att få den.

✘ Skicka inte ett e-postmeddelande som låtsas komma från någon eller handla om något som det inte är.

✔ Skicka endast e-post som tydligt anger vem det är från och vad det handlar om. Inget bedrägeri. Det var allt.

En bra analogi skulle kunna vara:
På lördag ska jag ha ett middagssällskap. Jag har bjudit in flera vänner. Men en annan person vid namn Bob, som inte var inbjuden från början, hör talas om middagen och vill delta. Jag förväntar mig att Bob frågar mig direkt om han kan komma över på lördag kväll för att delta i middagen. Jag kanske säger ja, jag kanske säger nej. Poängen är att om Bob dyker upp oväntat skulle det inte vara okej. Om jag dessutom bjöd in Bob och någon annan dök upp i hans ställe, eller om Bob dök upp men tog med sig tio andra vänner, eller om det visade sig att det egentligen var Tom som låtsades vara Bob hela tiden och Tom dök upp, skulle dessa situationer inte heller vara okej.

Vi är sociala varelser med regler som finns och vi måste respektera dem. Bra. Men hur fungerar det här med e-post?

Överensstämmelse

Här tar vi upp själva verktygen och tekniken och vad du behöver göra för att följa reglerna och följa den korrekta e-postektiketten.

Skicka endast e-post till personer som har bett om eller godkänt att få den.

Att följa den första regeln “skicka endast e-post till personer som har bett om eller godkänt att få den” kan visserligen vara lättare sagt än gjort. Om du har en mycket liten lista med personliga kontakter från familj och vänner är det ganska lätt att hålla reda på alla. Men om din lista börjar växa till hundratals, tusentals eller hundratusentals, är det en helt annan sak. Det är viktigt att ha automatiserade formulär för hantering av prenumerationer, stora datalagringsutrymmen och register över händelser. Lyckligtvis har Elastic Email allt detta!

Lagring

Ditt Elastic Email-konto kan hantera många miljoner kontakter. Och eftersom Elastic Email är en molnbaserad Saas-leverantör kan du få tillgång till dessa kontakter från vilken plats som helst. Du kan skapa och använda ett obegränsat antal kontaktfält för att lagra och upprätthålla all slags information om dina kontakter som kan användas i dina e-postmeddelanden. När du har loggat in kan du komma åt din kontaktskärm i din webbläsare. Du kan läsa mer om alla dessa funktioner i vår dokumentation om kontakter.

Hantering av prenumerationer

Nu ska vi se till att du har en tydlig process för hantering av prenumerationer. Och det bästa stället att börja är i början, nämligen i anmälningsformuläret. Branschens förslag till bästa praxis är tydliga om detta, och de upprätthåller det genom att övervaka antalet klagomål. Elastic Email övervakar också klagomål, se till att du känner till de acceptabla gränserna genom att läsa vår Klageguide.

Om du får en ny prenumerant bör du bekräfta dem och deras prenumeration med ett e-postmeddelande. I e-postmeddelandet uppmanas de att verifiera e-postadressen genom att klicka på en länk. Den här tekniken säkerställer att personen faktiskt fyllde i formuläret och inte är en bot, att e-postadressen de angett var riktig och inte innehöll stavfel och att personen verkligen vill prenumerera på ditt e-postmeddelande. Elastic Email erbjuder ett fullt anpassningsbart Double Opt-In-webbformulär som du enkelt kan placera på vilken webbsida som helst. Den integreras med dina kontaktlistor i ditt Elastic Email-konto och du kan använda den tillsammans med Automation Campaigns. Eller så kan du använda det standardgenererade webbformuläret som finns tillgängligt på skärmen Prenumerationsinställningar.

För befintliga kontakter är det viktigt att de kan justera sin prenumeration från varje e-postmeddelande de får. Oavsett om e-postmeddelandet är av transaktionskaraktär eller marknadsföringskaraktär bör mottagaren alltid kunna ändra inställningarna för prenumeration eller helt avbryta prenumerationen. Ditt konto har en skärm för inställningar för avregistrering där du kan anpassa dessa inställningar. I guiden för domänverifiering får du en genomgång av alla funktioner och hur du använder dem.

Med båda dessa funktioner på plats kan du vara säker på att dina processer för kontaktprenumeration motsvarar de bästa metoderna som rekommenderas av branschen. Och om du skulle behöva bevisa detta, kan du se att varje åtgärd som din kontakt gör spåras på ditt konto. Du kan se när de har prenumererat, avregistrerat sig, vilka e-postmeddelanden de öppnade eller klickade på, eller vilka e-postmeddelanden de markerade som missbruk. Det bästa av allt är att processerna är helt automatiserade när de väl är konfigurerade.

Skicka endast e-post som tydligt anger vem det är från och vad det handlar om.

Låt oss nu fokusera på den andra etikkettregeln för e-post. “Skicka endast e-post som tydligt anger vem det är från och vad det handlar om”. Elastic Email har några funktioner som gör detta enkelt att automatisera.

Använda din domän

Ett av de viktigaste stegen för att se till att dina kontakter vet att e-postmeddelandet är från dig är att skicka e-postmeddelandet FRÅN something@yourdomain.com – det viktigaste är att det är “yourdomain.com”. Detta garanterar att både mottagaren och mottagarnätverket kan verifiera din identitet genom en rad sökningar på din domän. Det kan bli lite tekniskt, men med Elastic Email är det mycket enkelt att lägga till din domän i kontot och verifiera den så att du kan skicka e-post från den domänen. Guiden för domänverifiering hjälper dig att gå igenom processen.

Fysisk adress, kontaktuppgifter och varför

Slutligen bör varje e-postmeddelande innehålla ditt företags/organisations fysiska adress, kontaktinformation och en anledning till varför mottagaren får meddelandet. Dina kontakter kan få många olika e-postmeddelanden. Genom att ha den informationen i varje enskilt e-postmeddelande kan du se till att dina kontakter kommer ihåg vem du är och varför de prenumererade. Detta kan vara skillnaden mellan en avregistrering och ett klagomål, vilket du vill undvika så mycket som möjligt. Elastic Email gör det naturligtvis enkelt att inkludera denna information i dina e-postmeddelanden! I guiden för kontoprofilen får du veta hur du automatiskt använder din kontoprofil i dina e-postmeddelanden och hur du anpassar hur den ser ut.

Integritet

När du använder dessa funktioner på rätt sätt och följer reglerna kan du vara säker på att dina e-postrutiner är uppdaterade, lagliga och moraliskt odelade. Det finns inte mycket utrymme för att ditt e-postmeddelande ska betraktas som skräppost. Nu när antispam-lagstiftningen har antagits i många länder kan du andas ut en lättnadens suck. Oavsett vilket land din mottagare bor i kommer e-postmeddelandet du skickar till dem att uppfylla eller överträffa landets bestämmelser.

Du kan ge dig själv en klapp på axeln, eftersom du också är en aktiv deltagare i kampen mot “spam”, oönskad e-post och de som försöker utnyttja andra via e-post och den teknik som använder den. Det finns många människor som har fått sin identitet stulen, förlorat pengar och skadat sin egendom på grund av att de fått tillgång till personlig information via skadlig e-post. Det finns många fler som känner starkt för att överföra våra sociala konstruktioner av samtycke och integritet till vårt digitala landskap. Genom att följa denna e-post-etikett kommer du att vara på rätt sida av historien, och du kommer säkert att hålla dina kontakter och din egen organisation glada och välmående.